Lexikon
Workflow-Automatisierung
Workflow-Automatisierung ist die Ausführung wiederkehrender Marketing- und Vertriebsschritte durch Software nach festgelegten Regeln, bei der ein Auslöser eine Folge von Aktionen startet, etwa eine Benachrichtigung, eine Aufgabe oder eine Zuordnung im CRM, und jeder Schritt protokolliert wird.
Workflow-Automatisierung führt Arbeitsschritte aus, sobald ein festgelegter Auslöser eintritt. Ein Auslöser kann ein Formular, ein Seitenbesuch oder ein Statuswechsel im CRM sein. Die Software führt danach Aktionen aus, etwa den Versand einer E-Mail, das Anlegen einer Aufgabe oder das Zuordnen eines Leads. Im Marketing ist sie ein Kernbestandteil der Marketing Automation. Allgemeine Information zur Prozessgestaltung im B2B.
Workflow-Automatisierung spart Zeit bei Aufgaben, die immer gleich ablaufen. Sie verhindert außerdem, dass ein Schritt vergessen wird, weil die Regel unabhängig von der Tagesform einer Person greift. Die Automatisierung wirkt dort am stärksten, wo Abläufe klar beschreibbar sind und oft wiederholt werden.
Wodurch unterscheidet sich Workflow-Automatisierung von Marketing Automation?
Marketing Automation ist der übergeordnete Begriff für die softwaregestützte Steuerung von Marketing- und Vertriebsprozessen mit Verhaltensdaten. Workflow-Automatisierung bezeichnet die einzelnen Abläufe innerhalb dieses Systems. Die Marketing Automation umfasst eine Reihe von Workflows, ein Workflow ist eine konkrete Kette aus Auslöser, Bedingung und Aktion.
Ein Workflow lautet etwa: Wenn ein Interessent ein Formular für eine Demonstration absendet, wird er dem zuständigen Vertriebsmitarbeiter zugeordnet und erhält eine Bestätigung. Ein anderer Workflow ergänzt Lead Scoring um Punkte für Besuche auf der Preisseite. Beide Abläufe gehören zur Marketing Automation, arbeiten aber unabhängig voneinander.
Die Unterscheidung hilft bei der Planung. Wer Marketing Automation einführen will, beginnt mit wenigen Workflows, die einen klaren Nutzen haben. Ein System mit einer langen Liste an Abläufen ohne Dokumentation verliert schnell die Übersicht.
Welches Beispiel zeigt Workflow-Automatisierung?
Ein Anbieter für Facility-Management-Software richtet einen Workflow für neue Anfragen ein. Der Auslöser ist das Absenden des Kontaktformulars. Die Bedingung prüft, ob die Anfrage aus einem Unternehmen mit eigener Gebäudeverwaltung stammt. Die Aktion ordnet die Anfrage dem passenden Vertriebsmitarbeiter zu und legt eine Aufgabe für den Rückruf an.
Der Workflow sendet außerdem eine Bestätigung an den Anfragenden. Die Nachricht nennt den Namen des Ansprechpartners und den Zeitraum der Rückmeldung. Dieser Schritt verkürzt die Wartezeit aus Sicht des Kunden, ohne dass der Vertrieb zusätzliche Arbeit hat.
Das Beispiel zeigt, dass ein Workflow aus drei Teilen besteht: Auslöser, Bedingung und Aktion. Die Bedingung entscheidet, welcher Pfad gewählt wird. Ohne Bedingung wird jede Anfrage gleich behandelt, auch wenn sie unterschiedlich zu bewerten ist.
Welche Begriffe gehören zur Workflow-Automatisierung?
Die folgenden Begriffe beschreiben die Bausteine eines Workflows.
- Auslöser: Ereignis, das den Workflow startet, etwa ein Formular oder ein Seitenbesuch.
- Bedingung: Prüfung, die bestimmt, welcher Pfad im Workflow gewählt wird.
- Aktion: Schritt, den die Software ausführt, etwa Versand oder Zuordnung.
- Verzögerung: Wartezeit zwischen zwei Aktionen eines Workflows.
- Aufgabe: Arbeitsauftrag, der an eine Person im Vertrieb oder Marketing übergeben wird.
- Zuordnung: Festlegung, welcher Mitarbeiter für einen Kontakt verantwortlich ist.
- Protokoll: Aufzeichnung, welche Aktionen der Workflow ausgeführt hat.
Workflows greifen auf Daten im CRM zu. Die Qualität der Ergebnisse hängt deshalb von der Pflege dieser Daten ab.
Häufige Fragen zur Workflow-Automatisierung
Welche Prozesse eignen sich zur Automatisierung?
Geeignet sind Prozesse, die sich in feste Regeln fassen lassen und regelmäßig vorkommen. Dazu gehören Bestätigungen, Zuordnungen und Erinnerungen. Prozesse, die individuelle Abwägung erfordern, etwa die Einschätzung eines Angebots, bleiben dagegen bei Menschen.
Wie prüft man einen Workflow vor dem Start?
Ein Workflow wird mit Testdaten durchgespielt, die alle Pfade abdecken. Dabei prüft man, ob jede Bedingung korrekt greift und jede Aktion das erwartete Ergebnis liefert. Ein Testlauf mit echten Personen ist nicht nötig, eine Testumgebung oder ein Testkontakt genügt. Das Protokoll zeigt danach, ob der Ablauf stimmt.
Weiterlesen: Marketing- und Kommunikationssoftware: Kategorien, Auswahl und Vergleich, der Begriff CRM und der Ratgeber Marketing Automation: Einstieg, Anwendungsfälle und Tools.
Häufige Fragen
Welche Prozesse eignen sich zur Automatisierung?
Geeignet sind Prozesse, die sich in feste Regeln fassen lassen und regelmäßig vorkommen. Dazu gehören Bestätigungen, Zuordnungen und Erinnerungen. Prozesse, die individuelle Abwägung erfordern, etwa die Einschätzung eines Angebots, bleiben dagegen bei Menschen.
Wie prüft man einen Workflow vor dem Start?
Ein Workflow wird mit Testdaten durchgespielt, die alle Pfade abdecken. Dabei prüft man, ob jede Bedingung korrekt greift und jede Aktion das erwartete Ergebnis liefert. Eine Testumgebung oder ein Testkontakt genügt dafür. Das Protokoll zeigt danach, ob der Ablauf stimmt.
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